Rondslingerende pakketjes bij de ingang en bezoekers die twijfelend rondkijken waar ze moeten zijn: welkom in een bedrijfsverzamelpand zonder centrale receptie. Het lijkt misschien een logische keuze om op dit soort locaties geen receptie te hebben, maar in de praktijk zorgt het vaak voor onduidelijkheid en een onpersoonlijke ontvangst.

“Bedrijfsverzamelpanden worden steeds vaker ingericht als een aantrekkelijke werkomgeving, maar de ontvangst blijft hierin achter”, ziet Edwin Hilgers, directeur van Receptioniste.nl. “Terwijl die eerste indruk juist ontzettend belangrijk is voor je bedrijf.”

Outsourcen receptie

Maar een centrale receptie voor je bedrijfsverzamelpand voelt voor veel beheerders en vastgoedeigenaren als gedoe. “Het betekent dat je receptionistes moet aannemen, aansturen, contracten moet opstellen en vervanging moet regelen bij ziekte. Je wordt dan de manager van de receptie en dat is helemaal niet de rol van een eigenaar van zo’n pand”, legt Edwin uit.

Daarom zie je veel onbemande recepties in bedrijfsverzamelgebouwen, waarbij bezoekers in een lege hal binnenkomen. “In sommige gevallen pakt een van de bedrijven in het pand zelf de receptie op. Maar ook dat is geen werkbare situatie, want wat doe je als er een pakketje of bezoeker voor een ander bedrijf binnenkomt? Dan wordt één huurder ineens de receptie voor het hele gebouw”, ziet Edwin.

Gevolgen van een ontbrekende receptie

Zeker nu het aantal pakketjes en bezoekers toeneemt, wordt het ontbreken van een centrale receptie zichtbaarder “We zien situaties waarin waardevolle pakketten gewoon in de hal worden gezet,” zegt Edwin. “Iedereen loopt erlangs. Dat brengt risico’s met zich mee. Daarnaast kost het tijd om zoekgeraakte pakketjes terug te vinden en worden bedrijven regelmatig gestoord met vragen van bezoekers waar ze precies naartoe moeten.”

De oplossing? Het outsourcen van de receptie van jouw pand. “Zie het als een dienst als schoonmaak of catering, die kun je ook uitbesteden. Op die manier regel je wel de extra service voor je huurders, maar heb jij er geen omkijken naar.”

Lees ook: dit is waarom je een receptie wilt outsourcen

Visitekaartje voor huurders

Met een bemande receptie creëer je één centraal punt waar alle bezoekers binnenkomen en doorverwezen worden naar de juiste plek. Ook kun je een centraal telefoonnummer bieden voor de bedrijven die bij jou huren en is er iemand die alle pakketjes aanneemt en op de juiste plek bezorgd.

Daarnaast is een centrale receptie een voordeel wanneer je gezamenlijke locaties hebt, zoals vergaderruimtes of een parkeerplaats. De receptioniste kan bijvoorbeeld de vergaderzalen beheren en vergaderingen inplannen. Ook kan ze de slagboom van de parkeerplaats voor bezoekers openen, zodat bedrijven dat niet zelf hoeven te doen.

Warm welkom

Naast praktische voordelen, biedt een centrale receptie in een bedrijfsverzamelgebouw ook een extra service aan huurders. “Bedrijfsverzamelpanden worden steeds aantrekkelijker qua uitstraling, sfeer en faciliteiten. Daar hoort ook een warm, persoonlijk welkom bij voor je bezoekers. Het is een service die steeds meer gewaardeerd wordt door klanten en bedrijven”, vertelt Edwin.

Receptioniste.nl is gespecialiseerd in het professioneel organiseren van recepties in bedrijfsverzamelpanden. Wij zorgen voor ervaren receptionistes die bezoekers gastvrij ontvangen en het eerste aanspreekpunt zijn voor klanten, bezoekers en leveranciers.

Lees ook: Zo ervaart onze receptioniste Caroline het werken voor Receptioniste.nl

Receptie uitbesteden 

Bij ziekte of vakantie regelen wij direct vervanging. Ook nemen wij de volledige organisatie uit handen, zoals trainingen voor receptionistes, contracten en loonadministratie. Zo heb jij alle voordelen van een bemande receptie en bied je een professionele service aan de huurders, maar heb jij er zelf geen omkijken naar. 

Wil je weten hoe dit eruitziet voor jouw bedrijfsverzamelpand? Neem vrijblijvend contact met ons op en wij denken graag met je mee.