Bij Schut Notarissen in Amsterdam viel de geplande vervanging tijdens zwangerschapsverlof op het laatste moment weg. Receptioniste.nl schakelde snel en vond binnen twee weken een geschikte kandidaat die het team tijdelijk achter de receptie ondersteunt. Wij spraken HR-manager Augusta Zweekhorst over haar ervaring en de samenwerking met Receptioniste.nl.

Hoe kwam deze situatie tot stand?

“Bij Schut Notarissen hebben we een superleuk en stabiel team achter de receptie. Eén van onze receptionistes ging met zwangerschapsverlof. In eerste instantie hadden we die periode ingevuld, maar haar vervangster besloot na 2 maanden invallen toch weer te gaan studeren.

Daardoor hadden we ineens binnen twee weken iemand nodig. Ik dacht: hoe ga ik dit oplossen? Zelf de functie invullen lukte niet meer omwille van de tijd, want een sollicitatieprocedure is een lang proces.”

Hoe kwamen jullie toen bij Receptioniste.nl terecht?

“Ik had Receptioniste.nl al eerder getipt gekregen door twee oud-collega’s die heel enthousiast waren. Daardoor hadden we al eens een kennismakingsgesprek gehad. Twee dames zijn een uur bij ons op kantoor geweest, stelden veel vragen en maakten uitgebreid aantekeningen. Ik merkte toen al: zij verdiepen zich echt in hun klanten.

Toen het uiteindelijk écht nodig was, stuurde ik een mail. Binnen een dag werd ik persoonlijk teruggebeld door eigenaar Edwin Hilgers. Hij zei: ‘Superleuke opdracht, dat gaan we voor jullie regelen.’ Dat persoonlijke contact vond ik meteen heel prettig.”

Lees ook: Een receptie die altijd draait? Dit is waarom je de receptie wilt outsourcen

Hoe ging dat verder?

“Binnen anderhalve week was het beklonken. We kregen twee cv’s opgestuurd en hebben gesprekken gehad met beide kandidaten. Allebei toppers. We hebben uiteindelijk voor Astrid gekozen en inmiddels werkt zij alweer 2,5 maand bij ons.

We zijn ontzettend tevreden. Ze is rustig, heel secuur en laat zich niet gek maken - precies wat wij nodig hebben achter de receptie. Onze officemanager vroeg zelfs: kan Astrid niet wat langer blijven?”

Wat was de impact als jullie niet zo snel iemand hadden gevonden?

“We hebben natuurlijk mensen die kunnen bijspringen achter de receptie. Bijvoorbeeld de officemanager of een van de secretaresses. Het is fijn dat dat af en toe kan, maar als het voor langere tijd moet, ga je achterlopen op die afdelingen. Daarom wilden we echt iemand hebben die de functie kon vervangen."

Hoe hebben jullie de samenwerking met Receptioniste.nl ervaren?

“Heel positief. Ze gooien niet zomaar cv’s over de schutting, maar begrijpen echt wat voor kantoor wij zijn en welke werkzaamheden wij uitvoeren. Als notariskantoor werk je met privacygevoelige informatie en is nauwkeurigheid cruciaal. Tegelijkertijd hebben wij een jong team en zitten we op een prachtige locatie in Amsterdam, met uitzicht op het IJ. Er komen allerlei soorten mensen bij ons binnen en daarom wilden we iemand hebben die sociaal is en haar ‘vrouwtje’ kan staan. Dat is met Astrid helemaal gelukt.

Verder ben ik blij met de persoonlijke benadering. Je hoeft niet met een chatbot te praten of 4 dagen te wachten tot je antwoord krijgt. Ik werd meteen teruggebeld en twee weken nadat Astrid bij ons kwam werken, belden ze om te vragen hoe het ging.”

Lees ook: Waarom persoonlijk contact achter de receptie onmisbaar is in een digitale wereld

Zou je een samenwerking met Receptioniste.nl aanbevelen?

“Zeker. Wij denken er zelfs al aan om de komende zomervakantie Receptioniste.nl weer in te zetten. Zij kunnen snel schakelen en een samenwerking levert ons veel tijdwinst op. Zowel in het zoeken naar een geschikte kandidaat als administratief, want ook daar hebben we geen omkijken naar.

Receptioniste.nl werkt ook nauwkeurig. We kregen meteen een planning met een overzicht van welke dagen Astrid zou komen. Het loopt op rolletjes, ik zou ze zo weer inschakelen.”

Heeft jouw organisatie ook tijdelijk ondersteuning nodig aan de receptie? Receptioniste.nl schakelt snel en helpt graag bij het vinden van een passende tijdelijke vervanging. Neem contact met ons op door op de knop hieronder te klikken.