Van afrekenen bij de zelfscankassa tot appen met de chatbot van de verzekeraar: de wereld wordt steeds digitaler. Aan de ene kant efficiënt en kostenbesparend, aan de andere kant ook steeds onpersoonlijker.

Daarom val je als bedrijf tegenwoordig extra op wanneer je wél persoonlijke service biedt. Iemand die je met een grote glimlach verwelkomt, een luisterend oor biedt en je op weg helpt waar nodig. In een tijd waarin alles sneller en digitaler moet, wordt oprechte menselijke aandacht een onderscheidende kracht. En dat begint bij de receptie.

Je hoeft maar ergens binnen te komen of er staat een zelfbedieningskiosk klaar om je te helpen. De zuil vertelt je waar jij je jas kunt ophangen en geeft een seintje aan jouw afspraak dat je eraan komt. Hartstikke efficiënt, maar ook een tikje onpersoonlijk. Zeker omdat we in een wereld leven waarin álles digitaler wordt: je eten bestellen gaat via een app, je vlucht inchecken kan online en iets afspraak maken bij je kapper kan via de online kalender.

Persoonlijke service receptie

Vanuit bedrijven gezien een logische stap, want door taken te automatiseren en digitaliseren kun je kosten besparen en efficiënter werken. Ook voor consumenten heeft het voordelen. Vooral op het gebied van gemak: door digitale oplossingen hoef je niet achteraan te sluiten in een lange wachtrij of per se op kantoortijden te bellen.

Leestip: dit zijn de beste AI-tools voor jouw receptie

Hoewel consumenten dol zijn op gemakt, blijkt dat er door deze veranderingen juist een toenemende behoefte is ontstaan een menselijke verbinding. Uit het Customer Experience Trendrapport van Beeckestijn (2023) blijkt dat klanten zowel behoefte hebben aan high-tech als high-touch: een combinatie van persoonlijke service én het gemak van digitaal.

Daarnaast geeft 79 procent van de consumenten de voorkeur aan persoonlijk contact bij de klantenservice. Zeker wanneer het om complexe vraagstukken gaat. Ook blijven klanten het fijner vinden om telefonisch in contact te komen met bedrijven of fysiek langs te gaan, dan via apps, online klantenportalen of e-mail.

Automatisering receptie

Waar je ziet dat veel bedrijven nu investeren in het automatiseren van de klantenservice, is er juist in deze tijd veel te winnen door óók te blijven inzetten op persoonlijke service aan de receptie. De receptie blijft immers het visitekaartje van jouw bedrijf. Dat is de plek waar klanten, gasten en leveranciers een eerste indruk krijgen. Door persoonlijke service voelen mensen zich gezien, gehoord en geholpen.

Zeker in specifieke situaties kan een persoonlijke service alle verschil maken in de klantenservice. Bijvoorbeeld bij een boze of ontevreden klant. Een goed getrainde receptioniste kan deze situatie opvangen, zorgen dat de klant zich gehoord voelt en als dat mogelijk is de situatie oplossen. Bij ontevreden klanten is het juist van belang dat er menselijke verbinding wordt gemaakt.

Tijdelijk een receptioniste nodig bij ziekte of vakantie? Zo werkt de flexpool van Receptioniste.nl

Menselijk contact blijft de sleutel

Ook wanneer een klant bijvoorbeeld zenuwachtig is voor een afspraak, kan de persoonlijke aanpak van een receptioniste dé sleutel zijn tot een fijne indruk en succesvolle meeting. Een opbeurend woord, fijn gesprek en iemand die je even op weg helpt in zo’n situatie maakt alle verschil.

Net als bij complexe vraagstukken: een chatbot kan deze vaak niet (volledig) beantwoorden wat tot frustratie bij klanten en leveranciers leidt: niet de indruk die je wilt achterlaten als bedrijf.

Niet of-of, maar én-én

In 2025 wil je als bedrijf inzetten op een én-én situatie: het gemak en de efficiëntie van technologie én de connectie van persoonlijke service. Investeer in AI-aangestuurde aanmeldzuilen zodat er geen wachtrijen ontstaan op de piekmomenten én zorg voor een team van receptionistes dat met veel werkplezier en kennis jouw gasten ontvangt.

Investeer niet alleen in technologie, maar ook in de skills van jouw receptiemedewerkers. Bijvoorbeeld door ze een receptietraining te laten volgen. Op deze dag krijgen ze tools om te luisteren, door te vragen en leren ze hoe zij hun persoonlijke talenten kunnen inzetten om het verschil te maken voor klanten.

Receptietraining voor jouw receptionistes? Bekijk hier de informatie en beschikbare data

4 manieren om persoonlijke service achter de receptie te versterken:

• Investeer in goed receptiepersoneel en zorg dat receptionistes optimaal hun werk kunnen doen. Bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingen, maar ook door het maken van een goede planning zodat de werkdruk niet te hoog is. 
   
• Bepaal wanneer technologie de oplossing is en wanneer er juist ingezet moet worden op persoonlijk contact: welke situatie vraagt om welke oplossing? Hoe kun je gemak, efficiënte en persoonlijke service laten samensmelten bij jouw ontvangst?
   
• Zorg voor een ontvangstruimte die de eerste indruk van jouw receptie ondersteunt: uitnodigend en functioneel. Is er plek om jassen op te hangen? Een fijne ruimte om te wachten op de afspraak? Kan een receptioniste iets te drinken aanbieden?
   
• Zorg dat je intern het belang van een sterke eerste indruk aan de receptie communiceert. Geef er bijvoorbeeld aandacht aan in teamoverleggen of benoem het regelmatig in de nieuwsbrief. De rol van de receptionistes kan soms ondersneeuwen in de waardering van het bedrijf, maar laat in je interne communicatie zien dat deze van groot belang is.

Heb jij nog een mooie vacature openstaan of ben je juist op zoek naar een receptioniste die op invalbasis kan werken? Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden:

Bel 085 130 07 92 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of stuur een email info@receptioniste.nl