De receptie is het eerste contactmoment van bezoekers, leveranciers en klanten met jouw bedrijf. Daarom wil je als bedrijf een professioneel, gastvrij en efficiënt welkom geven. Maar dat is soms knap lastig wanneer de telefoon roodgloeiend gaat en klanten in de rij staan voor de receptie.

Artificial Intelligence (AI) kan daarin een aanvulling zijn op jouw receptie. Niet om het persoonlijke welkom te vervangen, maar om receptionistes te ondersteunen in hun taken. Zodat zij zich écht kunnen richten op gastvrijheid en het helpen van klanten. In deze blog delen wij 5 AI tools die jouw receptionistes ondersteunen.

AI en receptie

AI is inmiddels niet meer weg te denken uit ons leven en ook niet uit het bedrijfsleven. Aan de ene kant maakt het ons leven een stuk makkelijker: het bespaart veel tijd wanneer een AI-tool een vergadering voor je uitwerkt. 

Aan de andere kant brengt de inzet van AI ook een gevaar met zich mee: de menselijke verbinding valt weg. Juist in een wereld waarin alles digitaal is, wil je het menselijke aspect behouden. Het persoonlijke welkom, de vriendelijke glimlach en het inlevingsvermogen van een echt mens.

Automatisering receptie

Met dit spanningsveld hebben recepties ook te maken: want aan de ene kant wil je kosten besparen en jouw bezoekers zo efficiënt mogelijk helpen. Aan de andere kant wil je het persoonlijke welkom behouden om de connectie te maken.

Op dit vlak kunnen technologie en mens juist goed samengaan. Want het receptiewerk kan op drukke dagen wel wat ondersteuning gebruiken van een slimme technologische assistent.

Wij delen de 5 AI-tools die jouw receptie kunnen ondersteunen:

1. AI-gestuurde telefoon

Je kunt een grote stap zetten in jouw service door snel bereikbaar te zijn. Niemand houdt van wachtrijen aan de telefoon. Ook wordt onze samenleving steeds meer 24/7 gestuurd, waardoor je extra service levert wanneer je buiten kantoortijden bereikbaar bent. 

Door de inzet van een AI robot aan de telefoon kun jij jouw klanten op alle momenten te woord staan. Is jouw receptioniste bezig met het oplossen van een probleem voor een klant? De telefoon blijft niet eindeloos overgaan, maar de AI-robot neemt op. Hij beantwoordt waar hij kan de vraag of plant een terugbelverzoek in.

Op deze manier kun je ook buiten werktijden bereikbaar blijven. In plaats van een bandje ‘wij zijn bereikbaar tussen 8 en 17 uur' krijgt een bezoeker de AI-bot aan de lijn. Is het een simpele vraag? Dan kan de AI-robot hem beantwoorden. Is er een menselijk oor nodig? De AI-robot plant een gesprek in met de beller zodat de receptioniste de volgende dag kan terugbellen.

Op die manier vergroot je jouw service en bereikbaarheid zonder dat je meer werkdruk bij de receptiemedewerkers legt.

2. AI-receptie assistent

Naast een assistent aan de telefoon, kun je AI ook inzetten als receptie-assistent. Bijvoorbeeld door een iPad neer te zetten waar bezoekers zich kunnen aanmelden. 

AI kan na de aanmelding een seintje sturen (via e-mail of Teams) naar de betreffende medewerker dat zijn of haar bezoeker er is. Ook kan de AI-bot eenvoudige vragen beantwoorden als: waar kan ik mijn jas ophangen? Waar is het toilet? Is er een wachruimte?

Een digitale receptie assistent heeft als voordeel dat je minder wachtrijen bij de receptie hebt op piekmomenten. Daarnaast geeft het klanten een keuze: klanten die precies weten waar ze moeten zijn en hoe het werkt kunnen zich aanmelden via de iPad, terwijl bezoekers voor wie alles nieuw is liever met de receptioniste praten. 

Op die manier kun je inspelen op persoonlijke wensen (efficiënt aanmelden of juist even op weg helpen), voorkom je lange rijen bij de receptie. Ook geef je receptionistes meer ruimte om klanten echt te zien en warm welkom te heten.

Is het druk aan jullie receptie? Zo zorg je voor de juiste bezetting op het juiste moment

3. Chatbot op de website

De telefoon gaat soms de hele dag door bij de receptie en dat neemt veel tijd van de receptionistes in beslag. Natuurlijk staan zij iedereen met liefde te woord, maar je kunt een aantal vragen voorkomen door op jouw website met een AI-gestuurde chatbot te werken.

Hier kunnen bezoekers algemene vragen stellen als wanneer de openingstijden zijn, waar ze kunnen parkeren en of er ook plaats is voor elektrische auto’s. Door deze vragen af te laten handelen door een AI-chatbot, speel je receptionistes vrij om zich met complexere vragen bezig te houden.

4. Automatisch toegangspassen genereren

Een grote tijd-opslurper van de receptioniste: handmatig toegangspassen maken. Je kunt dit proces automatiseren door het inzetten van een bot. De bezoeker meldt zich aan (bijvoorbeeld via de iPad of een zuil), de bot controleert de gegevens en de afspraak en maakt automatisch een toegangspas.

Dit kan een fysieke pas zijn, maar je kunt ook een QR-code of barcode naar iemands telefoon laten versturen. Het is natuurlijk wel afhankelijk van jouw bedrijfsvoering of dit mogelijk is.

Als alternatief kun je ook door AI gegenereerde lijsten laten maken van de bezoekers die die dag komen en tot welke plekken zij toegang nodig hebben. Op een rustig moment kan de receptionsite alvast de passen maken en klaarleggen, zodat dit niet ad-hoc op de piekmomenten moet. 

Leestip: de impact van AI en automatisering op de receptie

5. Personaliseren van de ervaring

Waar we technologie vaak associëren met een minder persoonlijke aanpak, kun je AI ook inzetten om het welkom nog persoonlijker te maken voor jouw bezoekers. Het is voor receptionistes natuurlijk onmogelijk om van iedere klant te onthouden hoe ze hun koffie drinken, maar AI kan dit wél.

Wanneer bepaalde afspraken gepland staan, kan de receptie daarvan per e-mail een headsup krijgen van de voorkeuren van deze bezoeker. Op deze manier weet je bijvoorbeeld dat klant X een elektrische auto rijdt en kun je daar alvast een parkeerplaats met oplaadpunt voor reserven.

Op die manier maak je het welkom speciaal en voelen bezoekers zich extra gezien. 

Merk jij dat je niet alleen technologie, maar juist ook extra receptionistes kunt gebruiken? Neem contact met ons op en wij kijken mee wat het beste past in jouw bedrijf: 

Bel 085 130 07 92 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of stuur een email info@receptioniste.nl