Tijdelijke receptioniste Amsterdam Amstel

De vacature:

Als Receptionist(e) / Office Assistant ben jij het visitekaartje van de organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Tegelijkertijd ben je onderdeel van het supportteam en zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt.

Je hebt een veelzijdige functie waarin hospitality, organisatie en administratie samenkomen. De ene dag ontvang je bezoekers, beheer je vergaderruimtes en regel je het telefoonverkeer. De andere dag ondersteun je HR en Recruitment bij de komst van nieuwe medewerkers of help je het management met een presentatie of administratieve werkzaamheden.

Een belangrijk onderdeel van je functie is de ondersteuning rondom nieuwe starters. Je zorgt ervoor dat alles op tijd geregeld is: van het aanvragen van een laptop en mobiele telefoon tot het bestellen van visitekaartjes en benodigde materialen. Ook help je internationale medewerkers bij het plannen van een afspraak bij de gemeente voor hun BSN-nummer. Op de eerste werkdag zorg jij ervoor dat alles klaarstaat, geef je een rondleiding en help je de nieuwe collega op weg.

Je werkt nauw samen met verschillende collega's en afdelingen. Zo heb je veel contact met Recruitment en HR en werk je samen met onder andere de Office Manager, Executive Assistant en Team Assistant. Ook ondersteun je het Management Team en Support Team wanneer dat nodig is.

Geen dag is hetzelfde. Naast je vaste werkzaamheden krijg je regelmatig te maken met ad-hoc verzoeken. Denk bijvoorbeeld aan het opmaken of aanpassen van presentaties, het verwerken van gegevens in Excel of het formatteren en samenvoegen van documenten.

Je bent daarom iemand die gemakkelijk schakelt, overzicht houdt en graag de handen uit de mouwen steekt. Met jouw organisatorische vaardigheden, servicegerichte instelling en positieve houding zorg je ervoor dat collega's, bezoekers en klanten professioneel worden ontvangen en dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Wat ga je doen:

• Ontvangen en aanmelden van klanten en bezoekers en fungeren als het eerste aanspreekpunt van het kantoor.
• Verzorgen van het telefoonverkeer en de post.
• Beheren en reserveren van vergaderruimtes, zowel intern als extern.
• Beheren van agenda's en boeken van vergaderingen.
• Bestellen van kantoorartikelen.
• Zorgen dat het kantoor netjes en representatief blijft en toezien op de Clean Desk Policy.
• Ondersteunen bij interne evenementen en ervoor zorgen dat deze organisatorisch soepel verlopen.
• Samenwerken met Recruitment en HR bij de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Coördineren van onder andere laptops, mobiele telefoons, visitekaartjes en persoonlijke beschermingsmiddelen voor nieuwe medewerkers.
• Ondersteunen van medewerkers uit het buitenland bij het plannen van afspraken bij de gemeente voor het aanvragen van een BSN-nummer.
• Versturen van informatie-e-mails aan nieuwe medewerkers.
• Nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag ontvangen, rondleiden en helpen met hun opstart.
• Kopiëren, printen, inbinden, vertalen, formatteren en samenvoegen van documenten en presentaties.
• Ondersteunen van het Management Team en Support Team waar nodig.