Collega op vakantie of een onverwachte ziekmelding? Dan wil je dat je receptie gewoon blijft draaien. Wanneer je iemand nodig hebt, springen de flex-collega’s van Receptioniste.nl direct bij zodat jouw receptie professioneel doorloopt. Maar hoe zorg je ervoor dat een flex-collega snel én goed ingewerkt is? Recruitment consultant Anna Gerding deelt haar beste adviezen.
Natuurlijk werk je iedere nieuwe collega goed in. Maar als iemand tijdelijk bijspringt voor een paar dagen of weken, ziet dat proces er net even anders uit dan bij iemand die in vaste dienst komt. Daarom is het slim om het inwerken van een flex-collega zo simpel mogelijk te houden, zonder in te leveren op professionaliteit.
Flex-receptioniste inwerken
Komt er via Receptioniste.nl iemand tijdelijk bij je werken? Dan sturen wij altijd eerst een profiel van de receptioniste. Zo zien jullie welke ervaring ze al heeft en of ze in het team past. Daarna plannen we een kennismakingsgesprek. Is de klik er? Samen prikken we een datum voor een inwerkdag zodat deze nieuwe collega snel zelfstandig aan de slag kan.
“De flex-collega’s die voor Receptioniste.nl werken zijn allemaal ervaren krachten die al bij meerdere bedrijven hebben gewerkt”, vertelt Anna. “Zij kunnen snel schakelen en goed omgaan met verschillende soorten bedrijven en mensen. Daardoor kunnen ze ook razendsnel bijspringen op jouw receptie.”
Lees ook: Tijdelijk een receptioniste nodig? Zo regelden wij dat voor Schut Notarissen
Inwerkdag receptie
Een inwerkdag duurt daarom meestal zo’n 4 uur. “Onze receptionistes weten hoe een receptie werkt, maar willen vooral weten hoe het bij joú werkt. Op dit inwerkmoment kunnen ze meelopen met een ervaren collega en zien wat er binnen het bedrijf belangrijk is. Ook is dit een fijn moment voor de flex-collega om al haar vragen te stellen”, legt Anna uit.
Na de inwerkdag kan deze nieuwe collega zelfstandig aan de slag. “Een van de belangrijkste dingen om dan wel te hebben is een goed handboek”, adviseert Anna. “Iemand die nieuw is kan dan opzoeken waar je een bepaald nummer vandaan haalt, hoe een systeem werkt en wat de prioriteiten van de receptie zijn.”
Vervanging bij vakantie of ziekte
“Op die manier heeft een receptioniste altijd iets om op terug te vallen en op te zoeken ‘hoe het ook alweer zat.’ Ook is het fijn als het vooraf duidelijk is wie het vaste aanspreekpunt is voor eventuele vragen of problemen, en waar diegene het best bereikbaar is.”
Lees ook: Jane over haar ervaring als flex-receptioniste
Een ander advies van Anna? “Wanneer het echt voor een korte periode is, bijvoorbeeld om ziekte te vervangen, kun je de functie van receptioniste tijdelijk vereenvoudigen. Stel dat jullie vaste receptioniste ook administratie doet of andere inhoudelijke taken oppakt, kun je besluiten deze tijdelijk te laten liggen of ergens anders onder te brengen.”
“Op die manier kan de flex-collega zich focussen op de prioriteiten: alle gasten een warm welkom geven en jullie klanten professioneel te woord staan aan de telefoon. Zo hoeft iemand minder uitgebreid ingewerkt te worden en draait de receptie door bij ziekte of vakantie.”
Anna’s belangrijkste tips op een rij:
- Kies voor een ervaren receptioniste die in jullie bedrijf past
- Plan een inwerk(mid)dag met een ervaren collega
- Maak een goed receptiehandboek
- Spreek af wie de contactpersoon is in geval van nood
- Vereenvoudig de functie tijdelijk
Zijn jullie op zoek naar een betrouwbare receptioniste die snel kan bijspringen? Ze staat al voor je klaar! Neem contact met ons op en wij kijken direct welke receptioniste het beste bij jullie organisatie past.