Nieuwe gezichten bij de receptie zorgen voor frisse energie. Leuk natuurlijk, maar het is wel belangrijk dat alles soepel blijft draaien. Klanten verwachten immers het professionele en gastvrije welkom dat ze gewend zijn. Met de juiste aanpak loopt jouw receptie als een geoliede machine, ook als er (tijdelijk) nieuwe receptionistes starten. In deze blog alles over hoe je dat aanpakt.

De receptie is het visitekaartje van je bedrijf: hét warme welkom voor klanten. Daarom wil je dat de eerste indruk voor jouw gasten altijd professioneel en open blijft, wie er ook achter de receptie zit. Een goede overdracht is daarom cruciaal voor:

• Continuïteit en rust op de werkvloer
• Altijd een warm welkom voor jouw klanten
• Voorkomen van misverstanden en vertragingen

5 manieren om de overdracht soepel te laten verlopen:

1. Maak een draaiboek of receptiehandboek

Een van de beste manieren om een wisseling op de receptie in goede banen te leiden, is het maken van een draaiboek of receptiehandboek voor nieuwe collega's. In dit draaiboek kun je alle belangrijke contactpersonen (met e-mail en telefoonnummer) opnemen, de huisregels en de belangrijke kernwaarden en procedures van het bedrijf.

Ook kun je hierin uitleg geven over processen (hoe werkt onze aanmeldzuil, wat doe je als een klant om X of Y vraagt, waar moeten leveranciers naartoe etc.) zodat een nieuwe collega weet hoe ze moet handelen wanneer zo’n situatie zich voordoet. Dit is een fijne houvast voor nieuwe (tijdelijke) collega's. Ze kunnen dit draaiboek thuis vast rustig doornemen en erbij pakken wanneer ze ergens over twijfelen of een procedure niet kennen.

Dit draaiboek of receptiehandboek kun je laten maken door een van jouw ervaren receptiecollega’s. Een mooie klus voor wanneer het rustig is achter de receptie.

Dit kun je onder andere in het handboek opnemen:

• Hoe registreer je bezoekers
• Hoe maak je toegangspassen aan
• Hoe neem je pakketjes aan (en zet je ze eventueel door)
• Hoe neem je de telefoon op en schakel je door
• Werking van de aanmeldzuil (als die er is)
• Plattegrond van het kantoor (en de belangrijkste plekken)
• Systemen met inlogcodes (en uitleg hoe ze werken)

2. Zorg voor een aanspreekpunt

Niets is zo vevelend als een bedrijf binnenkomen, een korte uitleg krijgen en dan te horen krijgen ‘nou succes en tot straks dan he.’ Zorg daarom dat een nieuwe collega een aanspreekpunt heeft. Het liefst is dat natuurlijk een andere collega achter de receptie, maar wanneer jouw receptie maar door één persoon gedraaid wordt, kan dit ook iemand anders in het bedrijf zijn.

Bijvoorbeeld een van de officemanagers of assistenten die wel eens bijspringt achter de receptie. Of een facilitair collega of manager. Zorg dat deze persoon bereikbaar is voor vragen en plan bijvoorbeeld iedere dag een koffiemomentje in om te vragen hoe het gaat en of er nog problemen zijn waar de nieuwe collega tegenaan loopt.

Op deze manier hoef jij geen brandjes te blussen (met zaken die per ongeluk verkeerd gingen) en zorg je dat de nieuwe collega zich niet aan haar lot overgelaten voelt.

Tip: stuur voordat er een nieuw gezicht achter de receptie zit alvast een e-mail rond met een aankondiging en wat informatie over deze collega. Zo kan iedereen de nieuwe collega meteen welkom heten. 

3. Plan een inwerk(mid)dag

Wanneer er een nieuwe receptioniste komt werken, is het fijn als deze collega door iemand van jouw team ingewerkt wordt. Plan een dag of middag zodat de nieuwe collega mee kan lopen en alvast een idee krijgt hoe het er bij jullie bedrijf aan toe gaat. 

Doe dit zeker wanneer receptionistes in principe alleen werken of wanneer ze nog relatief nieuw zijn in de receptiebranche. Door mee te kijken met een ervaren collega leer je het snelste en kan de nieuwe collega zelfverzekerd haar eerste werkdag achter de receptie beginnen.

Leestip: De impact van Artificial Intelligence (AI) en automatisering achter de receptie

4. Tijdelijk iemand nodig? Zet een ervaren receptioniste in

Wanneer je tijdelijk iemand nodig hebt (bijvoorbeeld in de vakantie, met ziekte of met zwangerschapsverlof) is het een slimme keuze om een ervaren receptioniste in te zetten. Bijvoorbeeld iemand uit de flexpool van Receptioniste.nl. Onze receptionistes zijn al jaren werkzaam bij grote bedrijven en weten als geen ander hoe een receptie werkt.

Deze receptionistes hebben vaak genoeg aan een handboek en een half woord. Daardoor zijn ze snel ingewerkt en kunnen ze vlot aan de slag. Ideaal als er weinig tijd is voor uitgebreide uitleg of als het gaat om een korte invalperiode.

Een tijdelijke receptioniste nodig? Lees hier alles over de flexpool van Receptioniste.nl

5. Plan ervaren en minder ervaren collega’s samen in

Wanneer jouw receptie door meerdere receptionistes tegelijk gerund wordt, kun je de planning in de inwerkperiode hierop aanpassen. Zorg ervoor dat er een ervaren kracht naast een minder ervaren receptioniste werkt. Op die manier krijgt de nieuwe collega de fijne kneepjes van het vak snel onder de knie.

Wanneer je deze mogelijkheid niet hebt, kun je ervoor kiezen om (tijdelijk) diensten te laten overlappen. Zo staat de nieuwe collega bijvoorbeeld een uurtje samen met een meer ervaren collega. Dit uur kan gebruikt worden voor het stellen van vragen en het meekijken met de ervaren collega.

Heb jij een nieuwe (tijdelijke) collega nodig om jouw receptieteam te versterken? Neem contact met ons op en wij kijken mee wat het beste past in jouw bedrijf: 

Bel 085 130 07 92 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of stuur een email info@receptioniste.nl