Geen lange wachtrijen of dringende telefoontjes: de vakantieperiode is meestal een stuk rustiger achter de receptie. Het ideale moment om een paar klusjes op te pakken die normaal gesproken blijven liggen of uitgesteld worden. Weet je even niet wat je het beste kunt doen achter de receptie als het rustig is? Wij zetten de top 10 klussen voor je op een rij die perfect zijn om te doen op een minder druk moment! 

1. Update het receptiehandboek

Achter elke receptiebalie moet een goed receptiehandboek liggen. Daarin staan alle processen bij de receptie beschreven op een zodanige wijze dat iemand die niet elke dag achter de receptie werkt jouw werkzaamheden zou moeten kunnen overnemen. Check of het handboek nog up-to-date is (update ook de veiligheidsvoorschriften / het ontruimingsplan / BHV procedures) en controleer of een collega die niet dagelijks achter de receptie werkt de procedures ook begrijpt.

2. Kleine schoonmaakklussen bij de receptie

Zorg ervoor dat jouw receptiebalie en de ontvangstruimten voor bezoekers er spic en span uitzien. Denk bijvoorbeeld aan het schoonmaken van je computer (vooral je toetsenbord!) en de telefooncentrale. Controleer of alle kasten / laden  / mappen schoon en opgeruimd zijn en check ook alle vergaderruimten waar gasten ontvangen worden. Als er dingen zijn die het schoonmaakbedrijf moet uitvoeren (vlekken in het tapijt, stof op lastige plekken), geef dit dan door.  

3. Update het 'smoelenboek' en de verjaardagslijst

Werk het smoelenboek en de verjaardagslijst bij. Dit is gelijk ook een goede test om te kijken of je iedereen binnen jouw organisatie persoonlijk kent en je ook weet waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Als je twijfelt, vraag het de persoon in kwestie dan zelf even. Dit is heel belangrijk om te weten voordat je telefoontjes kunt doorverbinden. 

4. Offertes aanvragen bij andere leveranciers

Gebruik je al jaren dezelfde leveranciers voor bloemen, kantoorartikelen of catering? Dit is de tijd om eens leveranciers met elkaar te vergelijken. Zijn er nieuwe leveranciers op de markt? Wat zijn hun producten en prijzen? Kun je scherper inkopen? Wellicht kun je op deze manier kosten besparen voor je bedrijf. Check van te voren wel even met je leidinggevende hoe ver je hierin kunt gaan, wellicht zijn er leveranciersafspraken waarvan je niet kunt afwijken.

5. De voorraadkast opschonen en aanvullen

Controleer de inhoud van de voorraadkasten. Is alles voldoende op voorraad en zijn er zaken die opgeruimd of wellicht weggegooid moeten worden? Als je goed weet wat er aanwezig is, voorkom je onnodige bestellingen. 

Weet je even niet waar je het beste kunt beginnen? Lees hier alles over prioritieten stellen achter de receptie.

6. De ontvangstruimte updaten

Bekijk de ontvangstruimten voor bezoekers eens met andere ogen. Is de opstelling nog goed? Liggen er recente bedrijfsbrochures of tijdschriften? Is alles goed schoon en ligt er geen rommel die bezoekers kunnen zien? Zien de planten er nog fris uit? De eerste indruk van bezoekers is van groot belang!

7. Persoonlijke computer opschonen 

Je kunt een rustige periode ook goed gebruiken om je persoonlijke computer eens op te schonen. Is je mappenstructuur nog up-to-date? Zijn er e-mails die je kunt deleten? Heb je alle software updates uitgevoerd? Is je virusscanner nog actueel? Wellicht kan een collega van IT je helpen als je er niet uitkomt.

8. Kopje koffie drinken met nieuwe of onbekende collega's

Als receptioniste ben je de spin in het web bij jouw bedrijf. Je kent iedereen en weet (bijna) alles. Zijn er collega's die je minder goed kent? Of weet je niet precies wat zij doen? Nodig ze eens uit voor een informeel kopje koffie bij de receptie en leer ze beter kennen.

9. Werken aan je eigen ontwikkeling

Een rustige periode achter de receptie is het ideale moment om te werken aan je eigen ontwikkeling. Zijn er nog cursussen of trainingen die je wilde volgen? Start er nu mee! Ook kun je jouw persoonlijke actieplan voor dit jaar er nog eens bijpakken: waar ben je al ver mee en waar kun je nog aan werken? Heb je nog niet zo'n plan? Nu is het perfecte moment om - eventueel samen met je leidinggevende - plannen te maken voor jouw ontwikkeling op de werkvloer. 

10. Collega's helpen met kleine klussen

Er zijn altijd wel collega's die klussen hebben liggen waar ze geen tijd voor hebben. Bied als het kan je hulp aan, maar overleg dit vooraf met je leidinggevende en zorg dat het niet ten koste gaat van je eigen werkzaamheden. Maak ook realistische afspraken over wanneer je deze klussen voor collega's afgerond moet hebben. 

Leestip: 5 onmisbare skills om een goede receptioniste te worden

Zoals je ziet; genoeg te doen in de rustigere periode zodat jij je niet hoeft te vervelen! En het fijne? Als je deze klusjes nu oppakt, kun je na de vakanties weer met een frisse blik (en receptie) beginnen. 

Wat doe jij meestal in een rustige periode achter de receptie?