Tijdens de zomervakanties als er veel mensen met vakantie zijn kan het soms rustig zijn bij de receptie. Dit is daarom de ideale tijd om wat extra klussen te doen! Hierbij een top tien van klussen die je als receptioniste kunt oppakken in rustige perioden. 

1. Update het receptiehandboek

Achter elke receptiebalie moet een goed receptiehandboek liggen. Daarin staan alle processen bij de receptie beschreven op een zodanige wijze dat iemand die niet elke dag achter de receptie werkt jouw werkzaamheden zou moeten kunnen overnemen. Check of het handboek nog up-to-date is (update ook de veiligheidsvoorschriften / het ontruimingsplan / BHV procedures) en controleer of een collega die niet dagelijks achter de receptie werkt de procedures ook begrijpt.

2. Kleine schoonmaakklussen bij de receptie

Zorg ervoor dat jouw receptiebalie en de ontvangstruimten voor bezoekers er spic en span uitzien. Denk bijvoorbeeld aan het schoonmaken van je computer (vooral je toetsenbord!) en de telefooncentrale. Controleer of alle kasten / laden  / mappen schoon en opgeruimd zijn en check ook alle vergaderruimten waar gasten ontvangen worden. Als er dingen zijn die het schoonmaakbedrijf moet uitvoeren (vlekken in het tapijt, stof op lastige plekken), geef dit dan door.  

3. Update het "smoelenboek" en de verjaardagslijst

Werk het smoelenboek en de verjaardagslijst bij. Dit is gelijk ook een goede test om te kijken of je iedereen binnen jouw organisatie persoonlijk kent en je ook weet waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Als je twijfelt, vraag het de persoon in kwestie dan zelf even. Dit is heel belangrijk om te weten voordat je telefoontjes kunt doorverbinden. 

4. Offertes aanvragen bij andere leveranciers

Gebruik je al jaren dezelfde leveranciers voor bloemen, kantoorartikelen of catering? Dit is de tijd om eens leveranciers met elkaar te vergelijken. Zijn er nieuwe leveranciers op de markt? Wat zijn hun producten en prijzen? Kun je scherper inkopen? Wellicht kun je op deze manier kosten besparen voor je bedrijf. Check van te voren wel even met je leidinggevende hoe ver je hierin kunt gaan, wellicht zijn er leveranciersafspraken waarvan je niet kunt afwijken.

5. De voorraadkast opschonen en aanvullen

Controleer de inhoud van de voorraadkasten. Is alles voldoende op voorraad en zijn er zaken die opgeruimd of wellicht weggegooid moeten worden? Als je goed weet wat er aanwezig is, voorkom je onnodige bestellingen. 

6. De ontvangstruimte updaten

Bekijk de ontvangstruimten voor bezoekers eens met andere ogen. Is de opstelling nog goed? Liggen er recente bedrijfsbrochures of tijdschriften? Is alles goed schoon en ligt er geen rommel die bezoekers kunnen zien? Zien de planten er nog fris uit? De eerste indruk van bezoekers is van groot belang!

7. Persoonlijke computer opschonen / archiveren

Je kunt een rustige periode ook goed gebruiken om je persoonlijke computer eens op te schonen. Is je mappenstructuur nog up-to-date? Zijn er e-mails die je kunt deleten? Heb je alle software updates uitgevoerd? Is je virusscanner nog actueel? Wellicht kan een collega van IT je helpen als je er niet uitkomt.

8. Kopje koffie drinken met nieuwe of onbekende collega's

Als receptioniste ben je de spin in het web bij jouw bedrijf. Je kent iedereen en weet (bijna) alles. Zijn er collega's die je minder goed kent? Of weet je niet precies wat zij doen? Nodig ze eens uit voor een informeel kopje koffie bij de receptie en leer ze beter kennen.

9. Werken aan je persoonlijk actieplan

Aan het einde van het jaar vindt meestal je beoordelingsgesprek plaats. Hoever ben jij met je persoonlijke actieplan? Zijn er nog dingen die op je to-do lijst staan? Heb je nog geen persoonlijk actieplan of ontwikkelplan en zou je dit wel graag willen? Wellicht is onze opfriscursus dan interessant.

10. Collega's helpen met kleine klussen

Er zijn altijd wel collega's die klussen hebben liggen waar ze geen tijd voor hebben. Bied als het kan je hulp aan, maar overleg dit vooraf met je leidinggevende en zorg dat het niet ten koste gaat van je eigen werkzaamheden. Maak ook realistische afspraken over wanneer je deze klussen voor collega's afgerond moet hebben. 

Zoals je ziet, bieden de rustige zomerse dagen bij de receptie een uitstekende kans om jezelf en je werkplek te verbeteren. Grijp deze gelegenheid met beide handen aan en creëer een nog efficiëntere en aangenamere werkplek. En vergeet niet: een beetje extra inspanning nu kan de weg effenen voor een succesvolle herfst en winter. Fijne zomerse klusdagen!