Prioriteiten stellen is een kunst op zich. En aan oefening geen gebrek als receptioniste. De telefoon rinkelt, alweer. Er staan nog twee mensen aan de balie, terwijl de derde net binnen komt lopen en je moet die vergaderruimte nog op orde brengen want straks komt de droomklant van jouw baas 'even' langs. Alles lijkt even belangrijk, maar je kunt niet alles tegelijk doen. Hoe stel je prioriteiten? 

Vandaag geven we je 5 tips om in 10 minuten jouw prioriteiten op orde te hebben. 

Zo maak je een prioriteitenlijst

Je begint je dag goed met een to dolijst. Of je die nu in een app als todoist zet, op geeltjes aan je computerscherm plakt of je gaat analoog met pen en papier. Doe wat werkt voor jou. 

1. Welke taken staan er op je lijst?

Wat heb je gisteren niet af gekregen en moet echt af vandaag? En wat staat er bovenaan als een spoedje of een moetje? 

Een takenlijst maken is nog niet zo simpel. Niet als je hem effectief wilt inzetten om slimmer maar niet harder te hoeven werken. Maar we hebben een paar handigheidjes voor je om je to dolijst als een ware pro op te stellen. 

2. Wat is urgent en wat is belangrijk? 

Dit is meteen het lastigste onderdeel. Want hoe bepaal je nou wat echt belangrijk is en wat urgentie heeft? Oftewel, wat moet gedaan worden en wat is een bloedspoedje dat niet kan wachten? 

Van Dale legt de twee begrippen als volgt uit: 

• Urgent: dringend, spoedeisend. 
• Belangrijk: gewichtig, vrij groot. 

De kunst van het prioriteiten stellen ligt dus in het onderscheid kunnen maken tussen deze twee. Maar hoe doe je dat dan als receptioniste waar iedereen tegelijk om je aandacht vraagt en niemand eigenlijk wil wachten? 

3. Vraag het Eisenhower 

Dwight Eisenhower was zowel opperbevelhebber in het leger als de 43e president van de Verenigde Staten. Je kan je zo voorstellen dat hij wel vaker prioriteiten moest stellen voor zijn werk. Of beter gezegd, hij had de kunst wel onder de knie. 

En die kennis deelde hij met de wereld door middel van de Eisenhower Matrix. Dit is een kwadrant waar je je taken in kan zetten en naar belangrijkheid kan rangschikken. 

Door taken, tussendoortjes, verzoeken en spoedjes in dit kwadrant te plaatsen krijg je een beter inzicht in wat nu gedaan moet worden en wat naar onderen op je to dolijst geschoven kan worden. 

Dus als je het even niet meer weet: vraag het Eisenhower. En toegegeven, dat zal niet altijd makkelijk zijn want het is meestal hollen of stilstaan bij de receptie. Maar hoe meer je oefent, hoe makkelijker (lees: vanzelf) het je af zal gaan. 

Stel jezelf deze 4 vragen om je prioriteiten scherp te krijgen:

1. Is het dringend en belangrijk?

Ja? Doe het meteen.

2. Is het belangrijk, maar niet dringend?

Ja? Plan het in.

3. Is het dringend, maar niet belangrijk?

Nee? Bekijk of iemand anders het voor je kan doen.

4. Is het niet dringend en niet echt belangrijk?

Nee? Sla deze taak voor vandaag over en doe het op een rustig moment.

Op deze manier kun je de taken ook labelen met kleurcodes in jouw to do lijst. Alle belangrijke én dringende zaken worden bijvoorbeeld rood, terwijl de belangrijke, maar niet dringende taken een geel vinkje krijgen. Op deze manier maak je overzicht én weet je waar je moet beginnen. 

4. Bewaak je eigen grenzen

Nu je de volgorde van je taken hebt bepaalt is het zaak om je er ook aan te houden. En dat is niet altijd even makkelijk. Want iedereen die aan jouw balie staat vindt dat hij een spoedje heeft. 

Leestip: Receptioniten: laat je stem voor je werken 

We kennen allemaal wel de film scene waar een bekend bureau of kantoor gebeld wordt en de receptioniste niets anders zegt dan: “Marcello Marciano’s office, please hold.” En verder komen ze niet. De een na de ander gaat in de wacht. En aan de balie staat dan de ongeduldige hoofdrolspeler met zijn vingers op het mahoniehout te trommelen. En het enige dat hij krijgt toegespeeld is een vinger in de lucht die zegt: please hold.

Als je écht geen tijd hebt om iets tussendoor te doen, geef dat ook aan. Jij bewaakt je eigen grenzen en jouw eigen tijd. 

Prioriteren als een pro doe je zo 

Als je deze vier tips iedere dag aan het einde van de dag toepast voor 10 minuten, dan begin je elke dag met een takenlijst waarbij je aan het einde van de dag alles af kan vinken en denkt: zo ik heb echt wat gedaan vandaag. Beter nog, ik heb precies gedaan wat ik wilde doen. 

Bonustip: eat the frog, dit principe houdt in dat je de dag begint met de taken die je eigenlijk het liefste uit wil stellen. Zo voorkom je uitstelgedrag en ben je gelijk die denkbeeldige frog kwijt. 

Bonustip: plan ongeplande zaken. Ruim dus tijd in je agenda voor spontane dingen als spoedjes. Met een te strakke planning valt alles gelijk in duigen als er ook maar iets tussenkomt. Dit kun je voorkomen door ongeveer een uur per dag in te ruimen voor onvoorziene zaken. Heb je nu tijd over? Mooi, dan kun je vooruit werken of achterstallig onderhoud wegwerken. 

Prioriteiten stellen: pas op voor deze valkuilen 

Het klinkt natuurlijk altijd makkelijk op papier, doe eerst dit en dan dat, maar in de praktijk zijn we vaak geneigd om op de automatische piloot te gaan. Dat komt doordat onze hersenen op een bepaalde manier werken/denken en daardoor zijn we gewend om gelijk te reageren in plaats van heel even te reflecteren. 

Hier zijn een paar valkuilen waar je op kunt letten: 

Nieuw hoeft niet eerst 

Onze hersenen hebben een sterke voorkeur voor alles wat nieuw is. Dat betekent in de praktijk dat dat mailtje tussendoor of die collega aan je bureau toch voorrang krijgt terwijl ze misschien wel hartstikke groen zijn op je takenlijst. Weersta de neiging om ad hoc te reageren en zeg gewoon: ik kom zo bij je terug. 

Spoedjes en moetjes 

 “Alles wat er op me af komt is belangrijk”. Ook dit is een denkfout. Soms zijn je doelen gewoon niet scherp geformuleerd waardoor het kan lijken of alles even belangrijk is. Probeer je doelen meetbaar op te stellen en je zal merken dat je gedwongen wordt om ze scherp te stellen. 

Help de helper 

Als receptioniste ben je een echte helpende hand. Hier kun je jezelf soms in verliezen waardoor je andermans zaken altijd voor die van jezelf laat gaan. Maar ook jij hebt een agenda. Probeer wat vaker 'nee' of 'straks’ te zeggen om ruimte voor jezelf te creëren. 

Slim prioriteiten stellen is een kunst die je moet leren. Met deze tips en tricks kun je aan de slag gaan en zo je denken trainen om meer als een generaal je keuzes te maken. Vraag het Eisenhower, bepaal je kleurcode en bedenk of je ja of later gaat zeggen. Zo kun jij met een voldaan gevoel, een leeg hoofd en echt ontspannen naar huis aan het einde van je werkdag.