Je ontvangstruimte is het eerste wat bezoekers zien en is dus hét moment voor een hartelijke ontvangst. Van de glimlach van je receptioniste tot de plek waar iemand z’n jas ophangt: alles draagt bij aan dat warme, professionele welkom. En nu het aantal kantoorbezoekers misschien lager is dan voorheen, wil je juist dat elke ontvangst telt.
Hoe richt je die ruimte modern én doordacht in? Receptioniste.nl deelt de trends en slimme keuzes van dit moment.
De coronaperiode heeft een omslag gebracht in hoe we werken. Voor Covid-19 was het af en toe flink druk bij de receptie. Daardoor hebben veel bedrijven in deze periode geïnvesteerd in efficiëntie. Bijvoorbeeld door het gebruik van digitale zuilen en iPads om bezoekers sneller aan te melden en de stroom te reguleren.
Ontvangstruimte bedrijf inrichten
Tijdens Covid werden afspraken die voorheen fysiek op kantoor gevoerd werden, digitaal gedaan via Zoom of Teams. Daardoor is het een stuk rustiger geworden in de ontvangsthal en bij de receptie.
Maar wanneer er nu op kantoor een afspraak gemaakt wordt, is er een reden om elkaar in de ogen aan te kijken en persoonlijk contact te hebben. Daarom is juist op dit soort momenten een goede indruk extra belangrijk.
Dat warme, persoonlijke welkom begint natuurlijk bij de receptioniste, maar de ruimte eromheen doet net zo goed mee. Je wilt dat je ontvangstruimte een fijne eerste indruk geeft, maar tegelijkertijd slim is ingericht. Zeker nu het aantal bezoekers kleiner is, wil je de ruimte op een efficiënte en moderne manier gebruiken.
Receptioniste.nl deelt 5 manieren om van jouw ontvangstruimte een multifunctionele, gastvrije plek te maken die meteen de juiste indruk achterlaat.
1. Van wachtruimte naar huiskamer
“Wij zien als trend dat steeds meer welkomstruimtes als huiskamer zijn ingericht”, vertelt operationeel directeur Gisette van Schie. “Daardoor krijgt de ruimte een dubbele functie: je kunt er niet alleen bezoekers ontvangen, maar ook even pauze houden of een informeel overleg voeren met een collega.”
In grote, open entrees kan de sfeer soms wat onpersoonlijk aanvoelen door het geluid dat galmt of stoelen die verloren in de ruimte staan. Een huiskamersfeer bereik je met slimme keuzes in inrichting en materialen. Denk aan warme verlichting, akoestische panelen, vloerkleden of zachte stoffen die geluid dempen en de ruimte gezelliger maken.
Zorg er ook voor dat de indeling past bij die multifunctionele rol van de welkomstruimte. Richt bijvoorbeeld aparte hoekjes in waar collega’s kunnen sparren of bijpraten, maar ook plekken waar bezoekers rustig kunnen wachten.
2. Koffie als verbindende factor
Jezelf onderscheiden als bedrijf en indruk maken? Dat doe je met een lekkere bak koffie in plaats van een slap kopje automatenkoffie. En een goede koffiecorner doet meer dan alleen een koffie schenken.
“Naast de huiselijke sfeer, zien we ook dat de koffiebarretjes met barista’s in de ontvangstruimte in opkomst zijn,” vertelt Gisette. “Op die manier kun je je klant verwelkomen met écht lekkere koffie, wat meteen al een fijne en betrokken uitstraling geeft.”
“Daarbij draagt dit ook weer bij aan de multifunctionele functie van een ontvangstruimte, omdat het uitnodigt om te overleggen met collega’s en te lunchen of koffie te drinken in deze ruimte.” Zo’n barista-plek geeft dus niet alleen bezoekers een warm welkom, maar wordt ook een plek waar collega’s graag samenkomen.
Geen ruimte (of budget) voor een vaste barista? Overweeg om dan in ieder geval te investeren in één echt goede koffiemachine in je pand. Om je bezoekers welkom te heten met een goede kop koffie, maar ook om je personeel tussendoor te laten genieten van een fijn koffiemomentje.
3. De persoonlijke én digitale ontvangst
Voor de coronatijd lag de nadruk op snelheid en efficiëntie bij de receptie. Afspraken werden strak gepland en technologie werd ingezet om processen te versnellen. Maar inmiddels zien we een duidelijke verschuiving: het warme, persoonlijke welkom krijgt weer een centrale plek. Want juist nu er minder fysieke bezoekers zijn, telt elke ontmoeting extra.
Dat warme welkom begint natuurlijk met een enthousiaste receptioniste die met aandacht gasten ontvangt. Maar ook technologie kan die persoonlijke touch versterken en zorgen dat bezoekers zich direct gezien voelen.
“Gebruik in je ontvangstruimte bijvoorbeeld digitale borden om bezoekers welkom te heten. Zeker wanneer je de mogelijkheid hebt om daar een naam op te zetten. Op die manier voelt iemand: hee, ik word verwacht,” legt Gisette uit. Dit simpele gebaar helpt om mensen zich echt welkom te laten voelen.
Leestip: mens én machine, dit zijn de beste AI-tools voor achter de receptie
4. Versterk jouw merk
Je ontvangstruimte is eigenlijk het visitekaartje van je bedrijf. Hier wil je uitstralen wie je bent en waar je voor staat. In de afgelopen jaren is merkbeleving alleen maar belangrijker geworden, dus het is slim om die door te vertalen in de inrichting en sfeer van je ontvangst.
Hoe doe je dat? Bijvoorbeeld door je brandkleuren subtiel terug te laten komen. Je hoeft geen felgekleurde banken te kiezen, maar een paar accessoires in jouw kleuren – denk aan kussens, vazen of kunst aan de muur – maken het meteen herkenbaar. Zo voelt iedereen direct: ik ben bij het juiste bedrijf.
Daarnaast kun je aandacht geven aan jullie belangrijkste projecten of klantcases. Denk aan een maquette in een stijlvolle display, een korte brandvideo die op een digitaal scherm draait, of foto’s van memorabele momenten in jullie bedrijf. Ook kun je denken aan een mooi koffietafelboek van je kernwaarden of jubileum in je bedrijf. Dit maakt het persoonlijk en geeft bezoekers meteen een kijkje in wat jullie doen en waar jullie trots op zijn.
Tenslotte zijn ook je kernwaarden een mooie inspiratiebron voor je inrichting. Vinden jullie duurzaamheid belangrijk? Kies dan voor meubels van duurzaam hout en herbruikbare koffiebekers. Is een van jullie kernwaarden minimalisme? Denk dan aan strakke lijnen, rustige kleuren en een opgeruimde ruimte. Voor een creatief bedrijf wil je juist werken met kleuren, kunst en verrassende materialen. Zo vertel je in de ontvangstruimte jouw verhaal zonder woorden.
5. Impact met de laatste indruk
Niet alleen de eerste indruk telt, ook de manier waarop iemand weer vertrekt bepaalt de ervaring met jouw bedrijf. Het gevoel waarmee bezoekers de deur uitlopen is bepalend voor een succesvolle afspraak. Daarom is het slim om ook aan het einde van het bezoek een stapje extra te zetten.
Doe dat niet in de vorm van een standaard goodiebag met items waar niemand op zit te wachten, maar geef bezoekers de keuze iets mee te nemen of niet. “Zet iets leuks klaar om mee te nemen. Iets als een pepermuntje voor onderweg of een lekker stuk fruit om mee te nemen,” zegt Gisette. Dit kleine gebaar is niet alleen attent, maar geeft ook een laatste moment van contact tussen bezoeker en receptioniste. Je kunt dit bijvoorbeeld neerzetten op de balie van de receptie, zodat mensen zich uitgenodigd voelen om het mee te nemen.
Zo’n persoonlijke touch zorgt ervoor dat jouw bedrijf warmte en aandacht uitstraalt, ook nadat de afspraak voorbij is. Het is die kleine extra moeite die het verschil maakt tussen een standaard afspraak en een positieve, blijvende herinnering.
Wil je dat we meedenken over het inrichten van jouw ontvangstruimte en de inzet van receptionistes? Neem contact met ons op en ontdek hoe we samen kunnen zorgen voor een warme, professionele ontvangst.
Bel 085 130 07 92 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of stuur een email info@receptioniste.nl