Jij doet je best om te zorgen dat alles achter de receptie op rolletjes loopt, maar af en toe krijg je te maken met mensen die niet doen wat je van ze vraagt. Ze lopen door terwijl ze moeten wachten, negeren procedures of leveren belangrijke documenten niet op tijd aan. Best frustrerend. Maar hoe kun je daar het beste mee omgaan? In dit artikel delen we 5 manieren. 

Waarom mensen niet altijd doen wat je vraagt: 

• Iemand heeft je niet goed begrepen
• Iemand heeft de kennis of de skills niet om te doen wat jij vraagt
• Iemand is niet gemotiveerd of denkt het zelf beter/anders te doen

Wat kun je doen om klanten en collega’s toch naar je te laten luisteren? Gebruik deze 5 tips om ervoor te zorgen dat iedereen jouw instructies volgt en jij je vrolijke en verwelkomende zelf kunt zijn achter de receptie: 

Helder communiceren

Misschien denk jij dat je precies hebt overgebracht wat je bedoelde, maar is het niet binnengekomen bij een klant of een collega. Communiceer daarom helder: probeer vaktaal te vermijden (frontdesk, backoffice en check-in zijn niet voor iedereen helder) en spreek in duidelijke woorden zonder poespas. 

Als je niet zeker bent of iemand je begrepen heeft, kun je een controlevraag stellen. Vraag bijvoorbeeld: weet je waar je nu naartoe moet? Is het duidelijk welke stap je als eerste kunt zetten? Laat mensen desnoods herhalen wat jij ze hebt verteld, zodat je zeker weet dat ze snappen wat jouw instructies zijn.
  

Extra hulp of support aanbieden

Als iemand niet doet wat je vraagt, kan dit ook zijn omdat iemand niet begrepen heeft wat je bedoelde of de skills en kennis niet heeft om jouw verzoek uit te voeren. Denk je maar eens in: iemand die voor het eerst bij jouw bedrijf binnen loopt, heeft nog geen idee van de gang van zaken (en vindt het waarschijnlijk best spannend!). 

Als je ziet dat iemand iets anders doet dan jij hebt voorgesteld, kun je extra hulp aanbieden. Vraag bijvoorbeeld of je mee kunt lopen of stel voor om iets samen te doen. Zo stel je iemand op het gemak én zorg je dat mensen jouw leiding volgen. 

Straal zelfvertrouwen uit

Wanneer jij iets gedaan wil krijgen, is het belangrijk om zelfvertrouwen uit te stralen. Als je een beetje onzeker een ‘verzoek’ doet, zijn anderen minder snel geneigd daar gehoor aan te geven dan wanneer je vol zelfvertrouwen vertelt hoe het werkt en wat er gaat gebeuren. 

Sta rechtop, spreek met krachtige en heldere stem en straal uit dat jíj́ degene bent die in charge is. Op die manier werken mensen sneller mee, luisteren ze beter en zullen ze minder geneigd zijn hun eigen plan te trekken. 

Natuurlijk verwar jij dit niet met arrogantie: jij bent nog altijd het vriendelijke welkom en je staat open voor suggesties en feedback van anderen. Maar jij weet hoe het werkt achter de receptie en dat mag je zeker met zelfvertrouwen vertellen! 

Zo spreek je met zelfvertrouwen:

Deel de consequenties

Sommige mensen zijn niet gemotiveerd om te doen wat je vraagt omdat ze de consequenties niet inzien. Zij denken: ach joh, dat kan ook zo. Of: dat kan toch ook morgen. Maar zij weten niet dat er bepaalde procedures zijn of deadlines waar ze zich aan moeten houden. 

Als je merkt dat mensen niet geneigd zijn om te doen wat je vraagt, benoem dan meteen de consequentie. Bijvoorbeeld: zou je hier even willen wachten? Anders kan mijn collega je zo nergens vinden. Of: wil jij deze meeting vandaag plannen? Voor deze klant moeten we op tijd iedereen om tafel krijgen anders loopt de deal stuk.

Weten wat je vooral niét moet doen als receptioniste? Lees hier 5 enorme dont’s

Wees direct

Als je het gevoel hebt dat iemand snapt wat er gevraagd wordt, maar tóch (eigenwijs) iets anders doet kan een directe aanpak werken. Doe dit op een diplomatieke manier, maar draai er niet omheen. Je hoeft iemand uiteraard niet meteen aan te vallen met een ‘je doet niet wat ik zeg’, maar je kunt een directie vraag stellen waarom diegene wat anders doet dan jij hebt voorgesteld. 

Met een directie vraag geef je de ander ruimte om uit te leggen waarom ze iets anders van plan waren of iets niet willen doen. Op die manier kun je een luisterend oor bieden en samen kijken naar hoe het wél mogelijk is. Draai er dus niet omheen als iemand je instructies niet opvolgt, maar communiceer op een directe manier wat jij graag wilt of stel een vraag.