De vacature:
Wij zoeken per 1 december een ervaren Office Assistent voor 32 uur per week. De werktijden zijn tussen 8:30 uur en 17:00 uur. De werkdagen zijn maandag t/m donderdag. Wij zoeken een kandidaat (m/v) met 2 tot 3 jaar werkervaring. Dit is voor jou een hele leuke en interessante functie als jij het uitdagend vindt om je eigen winkel te runnen. In deze rol is niet alles in kannen en kruiken gegoten; er is ruimte voor verbetering en eigen inbreng in hoe zaken op dit moment georganiseerd zijn. Je bent het visitekaartje van het bedrijf in Nederland en super behulpzaam. Bovendien ben je een energieke persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden.
Wat ga je doen:
Je draagt zorg voor de receptie. De telefoon gaat niet vaak maar jij bent het 1e aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten
Beantwoorden van alle inkomende oproepen via de hoofdconsole, en zo nodig berichten opnemen / doorsturen
Het ontvangen van bezoekers en het informeren van de betreffende persoon / afdeling over hun komst
Ervoor zorgen dat alle beveiliging en procedures strikt worden nageleefd
Ondersteuning bieden bij het organiseren van bijeenkomsten / conferenties / diners / evenementen
Organiseren van lunches en versnaperingen voor bezoekers en bijeenkomsten op verzoek van relevante afdelingen
Alle boekingen van vergaderruimtes volgen via Outlook
Ervoor zorgen dat de vergaderruimten in een goede staat verkeren om alle bezoekers te ontvangen (zowel gepland als ongepland)
Verantwoordelijk voor facility management; voorraadbeheer, ervoor zorgen dat de keuken en printerruimtes in nette staat verkeren
Organiseren en boeken van reizen (hotel/ vlucht/ trein/taxi) indien gevraagd
Coördinator van het BHV-team (je bent zelf ook BHV-er)
Het bedrijf:
Wil jij werken als Office Assistent bij een groot internationaal farmaceutisch bedrijf aan de Zuidas van Amsterdam? Ben jij 32 uur beschikbaar, spreek jij uitstekend Engels en lijkt het je interessant om je eigen ‘toko’ te runnen? Lees dan gauw verder! In deze allround functie als Office Assistent bij een wereldwijd gevestigde organisatie, zorg jij ervoor dat je naast de spilfunctie ook het 1e aanspreekpunt bent voor alle interne en externe contacten. Binnen dit prachtige kantoor werken ongeveer 50 collega’s voor Nederland en in België nog eens 30 collega's. Het supermooie pand met uitzicht over Amsterdam is uitstekend bereikbaar, maar alleen met OV.
Wat breng je mee:
Je beschikt minimaal over een MBO+ werk- en denk niveau
Minimaal 2 - 3 jaar recente werkervaring
Het vermogen om zelfstandig te werken
Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen
Je communiceert op alle niveaus op een prettige, opgewekte manier met een passend evenwicht tussen assertiviteit en reactievermogen
Je bent goed in het ontwikkelen en onderhouden van duurzame werkrelaties met alle medewerkers, leveranciers en interne klanten van het bedrijf
Energieke en flexibele instelling
Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
Kennis van en ervaring met het MS Office pakket en Microsoft Teams
In bezit van een BHV-diploma is een pré of je bent bereid deze certificering te halen
Het kantoor is uitstekend te bereiken met openbaar vervoer. Er is geen parkeergelegenheid aanwezig
Wat bieden wij:
Salarisindicatie tussen de € 2.750,- en € 2.900,- o.b.v. 39 uur
Reiskostenvergoeding obv 2de klas OV
Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling
8,33% vakantiegeld
25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime)
Toegang tot jouw persoonlijke online leeromgeving met tientallen trainingen en workshops
Pensioenopbouw vanaf dag 1 > 21 jaar
Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao
Het kantoor is uitstekend te bereiken met openbaar vervoer. Er is geen parkeergelegenheid aanwezig
Opmerkingen:
Wij zoeken een Office Assistent voor langere tijd waarbij je start op basis van uitzenden maar bij wederzijdse tevredenheid is de intentie om na een periode van uitzenden in vaste(re) dienst bij de organisatie te komen.
Alleen sollicitaties voorzien van motivatie en CV worden in behandeling genomen. Het sollicitatiegesprek zal (deels) in het Engels worden afgenomen.
